Las 5 S

 

Debo decir que me encanta este programa. Lo he usado en casa, en el trabajo, lo he enseñado a otros e incluso hice una adaptación a nivel de crecimiento personal que llame Aplicándome las 5S, una historia de kaizen* personal…

Pero en esta oportunidad te cuento mi experiencia laboral con este programa. La verdad es que la falta de orden y limpieza es un problema en todas partes, no solo disminuye la eficiencia, también es un caldo de cultivo para accidentes (incendios, tropiezos, resbalos, caída de objetos, entre otros) y enfermedades ocupacionales (sobre exposición a sustancias químicas por mal almacenamiento, lesiones musculo esqueléticas por mal manejo de materiales producto de un orden deficiente, entre otros). Adicionalmente es desmoralizante trabajar en un sitio desordenado y sucio.

El PROGRAMA 5 S se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral, es este su objetivo principal. Su nombre se debe a las iniciales de las cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen la metodología:

  • “Seiri” = despejar, seleccionar. Separar lo útil de lo inútil.
  • “Seiton” = ordenar, organizar. Colocar lo útil en su sitio.
  • “Seiso” = recuperar, limpiar. Reparar lo que no está bien.
  • “Seiketsu” = normalizar, mantener. Establecer los procesos.
  • “Shitsuke” = disciplina, respetar las reglas. Actuar sistemáticamente respetando los criterios establecidos.

SEIRI

“Disponer sólo de lo necesario mejora la eficiencia”.

Tendemos a acumular cosas. Siempre hay una voz interna que dice: “esto podrías usarlo para…” mi padre en una oportunidad comenzó a guardar bolsas y cajas “porque son muy útiles” y luego hubo que botarlas todas por la falta de espacio que esto generaba. En una oportunidad trabajaba en una empresa donde el dueño se daba a la tarea de sacar todos los tornillos de la chatarra, clasificarlos, aceitarlos y guardarlos. Tenía estantes llenos de frascos con tornillos clasificados “porque uno nunca sabe”. La acumulación produce:

  • Incremento de las manipulaciones y transportes,
  • Accidentes personales,
  • Falta de sitio para ubicar lo útil, obsoletos, no conformes,
  • Pérdida de tiempo en localización de material, herramientas
  • Entre otros

En esta fase es clave preguntarse para cada elemento que nos rodea: ¿Es útil o inútil? El objetivo es conservar sólo lo útil y retirar lo inútil. Es importante ser sinceros con nosotros mismos. Se recomienda:

  • Fijar criterios para definir lo innecesario (aquello que no se utiliza o no va a utilizarse en un período de tiempo),
  • Identificar lo que es útil y hacer una lista,
  • Identificar lo innecesario y, si es posible, sacarlo del área,
  • Decidir sobre lo innecesario si:  Se prevé un uso posterior, definir área almacenamiento, Puede dársele otra utilidad, decidir lugar almacenamiento, Puede ser útil para otro decidir: vender, alquilar, prestar, etc., Es inútil, tirarlo a la chatarra,
  • Definir las precauciones para eliminar, almacenar o manejar los productos tóxicos o perecederos e identificarlos adecuadamente,
  • Hacer un seguimiento del cumplimiento de las decisiones.

Te sugiero adicionalmente: 

  • Cuando fijes los criterios para definir lo innecesario, que esos periodos de tiempo no los asumas. Establécelos: ¿Cuánto es poco tiempo? ¿Cuánto es mucho tiempo?
  • Para identificar lo que es útil, te sugiero usar pegatinas: una para lo útil, dos para lo que no lo es, tres para lo que usas con cierta frecuencia (establece la utilidad en base a frecuencia de uso). Déjalo, y vuelve al cabo de unos días para revisar que aun piensas lo mismo. Tambien puedes usar etiquetas como estas para ayudarte a clasificar
  • Luego como dice el punto 4 prevé el uso posterior basado a la pre clasificación

Te pregunto:

  • Mira a tu alrededor, ¿observas cosas que no se usan? ¿Cuales? ¿Qué problemas ocurren en su área de trabajo o en su casa por acumulación de elementos innecesarios?
  • Piensa en tu hogar… ¿qué tienes acumulado? ¿en que área de tu casa lo acumulas?

SEITON

“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

 “Deja mi escritorio tal cual como está, yo conozco mi desorden, si lo ordenas no consigo nada” … Esto lo he escuchado mil veces  y está muy bien hasta que este trabajador falta a su puesto de trabajo y otro debe buscar algo en su escritorio.

El Orden implica acomodar los elementos necesarios de modo que se facilite su uso, e identificarlos para que cualquiera pueda encontrarlos y utilizarlos si los necesita.  Esto depende de donde estés, por ejemplo, si estás en una oficina podrías ubicar tus herramientas de trabajo en la primera, segunda o tercera gaveta dependiendo de la prioridad de uso. Si lo usas con mucha frecuencia entonces déjalo sobre el escritorio. Incluso sobre el escritorio puedes imaginar dos zonas las cercanas a ti para lo que usas con muchísima frecuencia y la zona más alejada para lo que usas con frecuencia pero no tanto como los ubicados en la primera. ¿Dónde podrías un lapicero o unos clips? ¿En el escritorio o en las gavetas? Si trabajas en un taller mecánico por ejemplo el criterio es el mismo pero aquí si
correspondería colocar señalización, modo de uso o cantidad en el almacén. Para ello:

  • Definir los criterios de orden, considerando la seguridad, calidad y la eficiencia.
  • Asignar un sitio para cada elemento e identificarlo.
  • Decidir los niveles de existencias de cada elemento (máximo, mínimo,…).
  • Delimitar zonas: de paso, de colocación de cada elemento, ….
  • Señalizar para hacer mas visible el orden

Cualquier persona debe poder acceder y conocer fácilmente todo lo relevante de los elementos que hay en el área.

Te pregunto:

  • Mira a tu alrededor, ¿las cosas están en el sitio indicado?
  • Piensa en tu hogar…¿están bien ubicadas las cosas? ¿Estan a la mano cuando las necesitas o puedes perder tiempo buscándolo?

 

SEISO

 Significa limpieza pero no se limita a limpiar, también consiste en eliminar o controlar fuentes de suciedad. En esta fase es clave preguntarse para cada elemento que nos rodea: ¿Está en condiciones óptimas de uso o se puede mejorar?. El objetivo es eliminar las causas por las que no están en condiciones. Un dato: SIEMPRE se pueden mejorar las cosas, es la base de la mejora continua. Si estás frente a una situación que crees que es inmejorable, significa que tus ojos están acostumbrados, debes buscar a alguien más que mire por ti con “nuevos ojos”

 Poner los elementos en condiciones óptimas supone:

  • Eliminar la suciedad (fregar, barrer, cepillar, aspirar, …) además de los focos de suciedad (los lugares de difícil acceso,…).
  • Reponer las elementos que faltan (tapas de máquina, herramientas, documento,…) o adecuarlos para su uso más eficiente (empalmes rápidos, reubicaciones,…).
  • Recuperar las elementos que no funcionan (relojes, cableado,…) o que están reparados “provisionalmente”.

Nada mejor que llegar a un area de trabajo, casa, espacio publico limpio y ordenado. La clave de esta “S” consiste en crear un ambiente de trabajo saludable ya que la limpieza alivia el estrés y la fatiga mejorando los resultados operacionales en forma consistente.

Te pregunto:

  • Mira a tu alrededor, Esta tu área de trabajo limpia?
  • ¿Tu casa esta limpia? ¿Cómo te sientes cuando la casa esta limpia y ordenada?

SEIKETSU

 SEIKETSU es ESTANDARIZACIÓN. Consiste básicamente en aplicar, replicar y mantener lo que se ha venido desarrollando hasta ahora. Tiene que ver con elaborar procedimientos de como y donde van las cosas con el fin de mantenerlo siempre así y cualquiera pueda encontrar lo que busca. Los pasos a seguir serían los siguientes:

  • Sensibilizar al personal sobre la mejor forma de hacer las tareas.
  • Dar formación necesarios.
  • Definir en instrucciones cómo llevar a cabo las tareas.
  • Asignar los medios/ recursos necesarios para poder realizar las tareas (contenedores normalizados, señalizar áreas de material…).
  • Establecer los controles que eviten y/o detecten el origen de los problemas (focos de suciedad, desorden, exceso de material, riesgo para las personas…).

Para poner rápidamente en evidencia cualquiera de los problemas anteriormente enunciados, debemos establecer sistemas o mecanismos que permitan su control visual y su mantenimiento, como por ejemplo:

  • Flechas de dirección (tuberías, accesos, palancas, …)
  • Rótulos de ubicación
  • Luces, alarmas para detectar fallos (averías, no conformidades, …)
  • Paneles con siluetas de herramientas o esquemas de proceso.
  • Tapas transparentes en las máquinas para ver su interior.
  • Marcas de nivel máximo / mínimo de existencias
  • Tarjetas rojas para señalar lo innecesario
  • Carteles o fotografías del antes y después para sensibilizar.

Me gusta mucho esto: “Finalmente debemos aplicar SEIKETSU en las personas. Esto conlleva cuidar la buena apariencia y el buen estado físico y psíquico de cada uno de los integrantes del área. Para lograrlo no sólo debemos asegurar la ropa y los elementos de seguridad adecuados sino que también debemos propiciar una alimentación equilibrada y un desarrollo integral del ser humano. Las 5 “S” más que cualquier otra metodología tiene bien claro que no hay desarrollo organizacional sin desarrollo personal”

Te pregunto:

  • ¿Como podemos hacer SEIKETSU en nuestra empresa, en nuestra casa y en nosotros mismos?

 SHITSUKE

La última de las “S” la que llamamos Disciplina o HÁBITO para crear disciplina debe haber responsables, auditorias internas establecidas anualmente o cuantas veces sean necesarias, cronogramas de revisión, revisión de procedimientos, manuales y señalización, es decir, repetir, repetir y repetir para que lo nuevo que intentamos implementar se vuelva un hábito. La clave para crear un habito es la repetición y esta no es la excepción. Algunas de las claves para conseguirlo son:

  • Analizar las desviaciones respecto a los niveles establecidos para detectar las causas últimas.
  • Decidir con los implicados acciones a tomar para erradicarlas.
  • Compromiso firme de la Dirección a la hora de establecer los objetivos y asignar los recursos, dedicando tiempo al seguimiento de los resultados, reconociendo a los participantes,….
  • Capacitar a las personas mediante formación sistemática para que puedan contribuir a la mejora de sus tareas.

Te pregunto

  • ¿Te animas a implementar 5 S en tu área de trabajo, en tu casa o en tu vida?

 Te invito a ver el siguiente vídeo:

 

 

Barbara

twitter: @cambio_posible
instagram: @cambioposible
facebook: BarbaraCuestaSanteliz

NOTA: Este artículo fue escrito haciendo uso de diferentes fuentes y experiencias personales.

 

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